Katalogkonversion versus Autopsie

In aller Regel verfügen Bibliotheken über Zettelkataloge, die sich für eine Katalogkonversion eignen. Grundsätzlich eignen sich Kataloge, deren Katalogkarten die darin verzeichneten Dokumente genügend präzise beschreiben. Ist dies gegeben, überträgt Medea Services die in den Katalogen enthaltenen Informationen in das elektronische Bibliothekssystem des Kunden.

Liegen keine oder keine brauchbaren Kataloge vor, bleibt die Methode der Autopsie. Bei diesem Verfahren erstellt Medea Services die elektronischen Katalogisate direkt auf der Grundlage der im Impressum der Bücher enthaltenen Informationen. Da bei Autopsien wortwörtlich jedes Dokument in die Hand genommen werden muss - bei Bibliotheken kein leichtes Unterfangen -, ist dieses Verfahren kostspielig und wird deswegen selten angewendet.

 

Online- versus Offline-Konversion

 

Vor- und Nachteile der On- und Offline-Konversion

Keine Synchronisationsprobleme

In grossen Bibliotheken und Bibliotheksverbünden arbeiten zahlreiche Personen gleichzeitig an den Bibliothekskatalogen, die sich dadurch ständig weiterentwickeln und verändern. Beim Online-Verfahren können neben den Mitarbeitern von Medea Services auch Bibliotheks- bzw. Verbundmitarbeiter am Katalog arbeiten, ohne dass Inkosistenzen entstehen können. Beim Offline-Verfahren arbeitet Medea Services ohne technische Anbindung an die Bibliothek. Dadurch ist nicht gewährleistet, dass die durch Medea Services, bzw. die durch die Bibliothek bearbeiteten Datenbestände synchron bleiben, was zu diversen  Folgeproblemen führt.

Ansigelung an und Übernahme bestehender Titelsätze

Beim Online-Verfahren ist die Ansigelung (Verknüpfung) mit bestehenden Titelaufnahmen, bzw. die Ãœbernahme (Kopie) von Fremddaten aus anderen Bibliotheksverbünden möglich, während beim Offline-Verfahren all diese Möglichkeiten nicht gegeben sind. Ansigelung und Ãœbernahme führen zu deutlichen Effizienzgewinnen und damit zu signifikanten Kostensenkungen von Konversionsprojekten. Hinzu kommt, dass auf diese Weise lästige Dubletten vermieden werden.

Sofortige Verfügbarkeit

Online konvertierte Aufnahmen sind für die Bibliothek und die Leser sofort  verfügbar. Sekunden nachdem Medea Services eine Aufnahme abgeschlossen hat.  Nicht Wochen oder Monate später, wie beim Offline-Verfahren, bei dem die Daten zuerst in einem separaten Arbeitsgang importiert werden müssen.

Geringere Fehlerraten

Einziger, wenngleich markanter Vorteil des Offline-Verfahrens ist die niedrigere mögliche Fehlerrate. Bei einer Offline-Konversion kann Doppelerfassung (Double-Keying) eingesetzt werden. Double Keying garantiert von allen Datenerfassungsmethoden die niedrigste Fehlerrate. Bei diesem Verfahren werden alle Daten von zwei verschiedenen Personen je einmal erfasst. Danach vergleicht der Computer die beiden Versionen. Liegt eine Differenz vor, muss ein der beiden Erfasser einen Fehler begangen haben. Dieser wird manuell eruiert und korrigiert. So erfasste Daten sind bis zu 99,98% fehlerfrei. Dies enstpricht 2 Fehlern pro 10 000 Zeichen. Unseres Wissens unterstützt kein einziges modernes Online-Bibliothekssystem das Double-Keying-Verfahren. Entsprechend ist die Fehlerrate bei Online-Konversionen höher.