Vorgespräche oder öffentliche Ausschreibung

Konversionsprojekte werden meistens im Rahmen von Ausschreibungen vergeben. In diesem Fall gibt die ausschreibende Bibliothek alle Projektparameter vor. Dann besteht kein Verhandlungsspielraum. Allerdings kommt es regelmässig vor, dass uns Bibliotheken vor der Durchführung der Ausschreibung anfragen, wie Medea Services das Konversionsprojekt angehen würde. Nur kleine Änderungen im verlangten Konversionsverfahren können Kostenersparnisse in fünfstelliger Höhe bewirken. Ein frühzeitiges Gespräch mit Medea Services lohnt sich deswegen immer.

 

Vertragsunterzeichnung

Im Vertrag, bei Ausschreibungen von der ausschreibenden Stelle vorgegeben, werden alle relevanten Projektparameter (Termine, Preise, Verfahren) festgelegt. Wird der Auftrag ohne Ausschreibung vergeben, erstellt Medea Services einen ersten Vertragsentwurf.

 

Pflichtenheft

Die Bibliothek stellt Medea Services ein Pflichtenheft zur Verfügung, das die konkreten Konversionsschritte detailliert beschreibt. Das Pflichtenheft umfasst auch eine Beispielsammlung, die einerseits schwierige Katalogzettel zeigt, und andererseits die daraus hervorgegangenen elektronischen Katalogisate. Pflichtenhefte haben einen Umfang von bis zu 100 Seiten.

 

Scanning

Häufig beauftragt die Bibliothek Medea Services mit dem Scanning der Katalogzettel. Zu den Scandienstleistungen unseres Unternehmens erfahren Sie hier mehr. Das Scanning ist bei Katalogkonversionen ein rein vorbereitender Projektschritt und hat folgenden Sinn:

Bibliothekskataloge können von Bibliotheken oft nur für kurze Zeit entbehrt werden. Deswegen arbeitet  Medea Services auf der Grundlage der Scans.

Medea Services konvertiert monatlich über 150 000 Katalogzettel. Das physische Bewegen der Zettel innerhalb unserer Büros wäre kaum zu bewerkstelligen.

Bibliothekskataloge sind oft Unikate. Da das Scanning nur einige Tage in Anspruch nimmt, sind die wertvollen Kataloge nach kurzer Zeit wieder zurück an ihrem angestammten Ort.

 

Probekonversion

Nachdem Medea Services sowohl das Pflichtenheft, als auch die Scans zur Verfügung stehen, führt unser Projektleiter eine Probekonversion mit rund 100 Katalogzetteln durch. Dies ist die Probe am Exempel, es zeigt sich also, ob Medea Services das Pflichtenheft richtig interpretiert und angewendet hat.

 

Abnahme der Tests / Fehlerprotokoll

Die Bibliothek prüft die von Medea Services erstellten Testdaten. Es kommt oft vor, dass die Pflichtenhefte nicht vollständig oder nicht eindeutig waren.

 

Anpassung

Auf der Grundlage des Fehlerprotokolls überarbeitet Medea Services das Pflichtenheft und ergänzt es. Mit dieser finalen Version wird das Projekt begonnen.

 

Routinebetrieb

Nach der projektspezifischen Schulung unserer Mitarbeiter beginnt der Routinebetrieb. D.h., dass Medea Services den Bibliothekskatalog in fortlaufender Reihenfolge abarbeitet. Monatlich wird die tatsächlich erbrachte Leistung abgerechnet. Die Bibliothek bedingt sich in der Regel einen Monat Zeit aus, um unsere Datenlieferungen zu prüfen.

Mit dem Beginn des Routinebetriebs geht das Projekt in einen festen monatlichen Rhythmus über. Konversionsprojekte nehmen, je nach Katalogumfang, 5 bis 48 Monate in Anspruch. Für weiterführende Auskünfte stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

 

Ansprechpartner: Herr Dr. Pinter, Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann.